Backoffice - optymalizacja

Podstawowa działalność instytucji finansowej, banku lub towarzystwa ubezpieczeniowego, nie byłaby możliwa bez efektywnego wsparcia ze strony szeroko pojętych procesów backoffice’owych. Jest to grupa aktywności praktycznie niewidoczna dla klientów firmy, a nawet często niedostrzegana przez pracowników wykonujących swoje obowiązki w aplikacjach typu frontend. Traktowane są jako zbiór czynności, które nie wymagają szczególnej atencji ani poprawy. Bardzo często główny wysiłek organizacji, w szczególności kadry zarządzającej i managerów średniego szczebla, kierowany jest w obszary bezpośrednio związane z generowaniem przychodów, jak chociażby procesy sprzedaży czy też procesy kampanijno-marketingowe. Zdecydowanie mniej uwagi poświęca się na diagnozowanie i badanie efektywności procesów wewnętrznych organizacji, ponieważ nie są one w intuicyjny sposób kojarzone z wypracowaniem realnej marży mającej bezpośredni wpływ na wynik finansowy instytucji. Tymczasem liczne badania największych firm konsultingowo-doradczych dobitnie pokazują, że właściwe podejście do usprawnienia procesów backoffice’owych takich organizacji jak banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe może mieć ogromny wpływ na szereg istotnych czynników opisujących całościową efektywność firmy. Do obszarów backoffice’u zaliczyć należy szeroko pojętą administrację, dział księgowości, HR, cały obszar logistyczny, czy chociażby wewnętrzne kancelarie prawne. Nie należy zapominać, że duża cześć procesów wewnętrznych odbywa się także w obszarze departamentów informatyki. Każde z tych miejsc generuje ogromną ilość dokumentacji papierowej, procesy opierają się często na nawykach i intuicji pracowników, istotne czynności nie są wspierane przez przemyślane i przystosowane narzędzia informatyczne, a komunikacja międzyludzka nie opiera się o spójny katalog pojęciowy. Wszystko to nieuchronnie prowadzi do narastania frustracji i konfliktów, a także dotkliwie wydłuża czas realizacji pojedynczej sprawy. Lista problemów i utrudnień jest tym dłuższa, im bardziej skomplikowana jest struktura organizacyjna firmy.

Nasza wiedza branżowa i doświadczenia projektowe pozwalają jednoznacznie stwierdzić, że środowisko procesów backoffice’owych może być nowoczesnym ekosystemem i przykładem dla innych obszarów w całej strukturze dużej organizacji. Umiemy realnie zwiększyć efektywność tych jednostek poprzez budowę spójnego świata komunikacji wprowadzając jednocześnie precyzyjnie dopasowane rozwiązania narzędziowe, zoptymalizowane kosztowo i spójne z filozofią Smart Office. Dbamy o to realizując projekty szybko, bazując na metodykach zwinnych. Chcemy jak najszybciej pokazywać klientom pierwsze efekty optymalizacji. Wyniki naszych prac projektowych są najczęściej dużym pozytywnym zaskoczeniem dla odbiorcy końcowego, ponieważ ukazują wybrany obszar procesów backoffice w formie uporządkowanej i spójnej w każdym wymiarze. A przede wszystkim w formie zrozumiałej dla każdego uczestnika danego procesu.

W naszej pracy wykorzystujemy szereg powszechnie stosowanych i najczęściej istniejących już u klienta narzędzi komunikacji (np. Jira). Stawiamy mocny akcent na optymalizację kosztów wdrożenia, ograniczając do minimum niezbędne nakłady na licencje oraz usługi dodatkowe (zmiany w systemach firm trzecich). Optymalizacja i poprawa efektywności przynosi najlepsze efekty, gdy projekt skupia się na małym, wybranym zakresie działalności wewnętrznej. Szeroki obraz dużego rozwiązania informatycznego jest jedynie długookresową wytyczną, do której przybliżać się będziemy konsekwentnie krok po kroku. Ta droga pozwala na lepsze zaangażowanie uczestników każdego projektu, budowę świadomości czym w praktyce jest automatyzacja procesu, gdzie są granice optymalizacji i dlaczego nie wszystkie czynności backoffice’owe wymagają tych samych narzędzi informatycznych.