Robotic Process Automation tnie fizyczne maszyny. RPA jest oprogramowaniem, które wspiera pracowników w codziennych obowiązkach. Narzędzia tej klasy doskonale sprawdzają się, gdy praca wykonywana jest na wielu różnych systemach informatycznych.  

 

Zastosowanie RPA

Narzędzia RPA mogą być wykorzystywane w praktycznie każdym dziale firmy. Czynności powtarzalne, realizowane w różnych systemach to idealne zadania dla tego typu robota. Będą to zatem:

 

  • wysyłka formularza do klienta, jego odczyt i złożenie zamówienia w innym systemie; 
  • księgowanie i archiwizacja faktury;  
  • analiza wyciągu bankowego i wprowadzenie danych do systemu księgowego;
  • analiza wniosku klienta.

 

 

 

RPA znajduje zastosowanie przy wielu powtarzalnych procesach.

 

 

Onboarding robota

Robot jest jak pracownik wprowadzany do firmy. Wspomoże jej funkcjonowanie lub umożliwi efektywne działanie przy ograniczonej kadrze. Pierwszym etapem ,,zatrudnienia’’ jest nauczenie robota pracy, wyglądu systemu i sposobu, w jaki można wywołać poszczególne funkcje. Robot poznaje również przepływ informacji pomiędzy systemami. 

 

Robot a dzień pracy  

Raz wyuczony robot pracuje nieprzerwanie nad jedną czynnością jednocześnie. Wytrenowany w odpowiedni sposób, oczekuje na zadania i realizuje związane z nimi procesyOdpowiednio przygotowany, przełącza się między zadaniami. Wykonuje je wszystkie bez chwili wahania, zgodnie z wcześniejszym wprowadzeniem do pracy. 

 

Środowisko pracy robota

Oprogramowanie można wdrożyć szybko. Realizacja długotrwałego projektu IT nie jest wymogiem. Narzędzia RPA sprawdzają się w środowiskach słabo zintegrowanych, czyli takich, gdzie systemy nie komunikują się między sobą. W takim środowisku RPA zastępuje pracownika w podstawowych czynnościach. Samodzielnie uruchamia aplikacje, wyszukuje pola do wprowadzenia danych, zatwierdza przyciskiem, komunikuje się z użytkownikiem. Dzięki temu odciążony pracownik może zająć się realizacją bardziej wymagających zadań. Nie musi, jak dotychczas, przepisywać danych pomiędzy aplikacjami i przesyłać plików (np. mailowo). 

 

RPA w Twojej firmie

W sytuacji ponownego uruchamiania firm w różnych gałęziach gospodarki można zidentyfikować potencjalne wymagania i związane z nimi scenariusze. Ich skuteczność znacznie zwiększa automatyzacja. Osiągnięte funkcje są wynikiem krótkiego procesu nauki robota. Wykorzystują narzędzia już dostępne w firmie. 

 

Scenariusz 1: zaświadczenie o zatrudnieniu 

W klasycznym podejściu pracownik zgłasza się do kadr z prośbą o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu. Następuje weryfikacja danych w systemach, wypełnienie odpowiedniego druku, złożenie elektronicznego podpisu i wydruk formularza. Pracownik działu HR przesyła informację o możliwości odebrania druku pracownikowi, który dokonał zgłoszenia. 

 

Jak usprawnić ten proces, wykorzystując RPA?

  1. Na stronie www umieszczamy formularz. Pracownik wypełnia go danymi (imię, nazwisko, etc.) i wybiera odpowiedni rodzaj zaświadczenia. 
  2. Robot odbiera informacje z formularza. Loguje się do systemu kadrowego, odczytuje i zbiera niezbędne dane z ekranu.
  3. Robot generuje wypełniony druk i wysyła go do działu kadr z prośbą o wydruk i podpis.
  4. Pracownik działu kadr wysyła robotowi prostą odpowiedź: Zrealizowane.
  5. Robot wysyła pracownikowi powiadomienie o możliwości odebrania zaświadczenia. 

 

 

Scenariusz 2: dzienne raportowanie stanu zdrowia pracowników  

Wyobraźmy sobie sytuację, w której wymagane jest sporządzenie dziennego raportu dotyczącego stanu zdrowia pracowników firmy na stronach www Ministerstwa Zdrowia. Bez udziału RPA, pracownicy byliby proszeni przez wybrane osoby o codzienne zgłoszenie swojego stanu zdrowia i zdefiniowanie parametrów takich jak: temperatura ciała, kaszel, stan zdrowia członków rodziny, etc. Kolejne działy gromadziłyby dane, agregowane następnie na szczeblu centralnym. Kompletowane, przepisane informacje pojawiłyby się na stronie www Ministerstwa Zdrowia. 

 

Jak usprawnić ten proces, wykorzystując RPA?

  1. Robot wyszukuje listę osób w systemie kadrowymi i komunikuje się z nimi, wykorzystując dostępne metody.
  2. Na stronie www pojawia się formularz przygotowany przez pracownika z wykorzystaniem narzędzia graficznego. 
  3. Robot loguje się do systemu kadrowego. Wyszukuje aktualną na dany dzień listę zatrudnionych pracowników z dostępnymi metodami komunikacji (telefon, mail, komunikator). 
  4. Robot sprawdza listę urlopów. 
  5. Następuje wysyłka wiadomości z prośbą o wypełnienie ankiety. Adresatami są wszyscy pracownicy, poza tymi, którzy przebywają aktualnie na urlopach. Robot samodzielnie dobiera odpowiedni kanał komunikacji, który wykorzysta, kontaktując się z danym pracownikiem.
  6. Robot weryfikuje kompletność ankiet. W przypadku braku odpowiedzi od danego pracownika, sprawdza systemie, kto jest jego przełożonym. Następnie wysyła powiadomienie.
  7. Robot wpisuje zebrane dane, samodzielnie otwierając stronę raportowania. 

 

 

W zakresie robotyzacji procesów biznesowych możesz zdać się na wiedzę i doświadczenie zespołu FintureDobierzemy odpowiednią technologię, zajmiemy się wyuczeniem robota i ulokowaniem go w Twojej firmie wraz z nadzorem. Robot RPA to oprogramowanie, które ułatwia codzienne zadania. Działa jak wyuczony pracownik na etacie. Odciążone od rutynowych czynności zespoły mogą lepiej realizować swój zawodowy potencjał. 

 

Obejrzyj video.

 

 

Autor: Marcin Maciukiewicz, Head of Research and Development, Finture